نموذج شكوى هو شكل من أشكال التواصل الكتابي المستخدم لمعالجة أي نوع من المخالفات أو الإساءة أو التظلم أو عدم الرضا الناشئ عن منتج أو خدمة أو ما شابه ذلك يتم استخدامه لإثارة مخاوف الطرف المعني بشأن الأمور غير العادلة ويهدف في النهاية إلى تحقيق نتيجة بناءة وحل المشكلة في جوهرها.
نموذج شكوى
هذه الشكاوى تؤثر على الأطراف المعنية وتدفعهم إلى اتخاذ الإجراءات المناسبة:
- صيغة الشكوى الرسمية: هذا هو التنسيق المستخدم لإبلاغ السلطات بمخاوفك والتعبير عن مشاكلك الشكوى الرسمية مدعومة بوثيقة قانونية توضح الحقائق والأسباب القانونية التي تعتقد أنها كافية لدعم مطالباتك ضد أي طرف بالإضافة إلى ضمان التعويض عن الأضرار الناتجة.
- يعد تنسيق الشكوى الرسمي أحد أفضل الطرق لتقديم شكوى بشأن شيء ما، مثل منتج أو خدمة، وهو يلزم الطرف أو الشخص المسؤول باتخاذ إجراء حاسم وحل جوهر الشكوى.
- صيغة شكوى المنتج أو الخدمة: يتم كتابة هذا النوع من الشكاوى من قبل المستهلك إلى جهة التصنيع أو البيع بالتجزئة بخصوص مشكلة تتعلق بمنتج أو خدمة. يقوم العميل المتضرر بكتابة شكوى خاصة بالمنتج وتوجيهها إلى الجهة المعنية لإبلاغها عن ضعف أداء المنتج أو تقديم شكوى بشأن تسليم بضائع معيبة/تالفة.
- صيغة شكوى الموظف: يمكن للموظف كتابة نموذج شكوى يمكن أن يقوم به شخصان: صاحب العمل والموظف. كموظف إذا كنت ترغب في تقديم شكوى رسمية بشأن أمر ما حدث في العمل فيجب عليك تقديم شكوى.
خطاب شكوى جاهز قصير
|
تحميل بصيغة PDF
تحميل بصيغة Word
نموذج شكوى ضد شخص
|
تحميل بصيغة PDF
تحميل بصيغة Word
موضوعات الشكوى
يوجد العديد من مواضيع الشكوى المختلفة حيث تختلف من مشكلة إلى أخرى وهي كالتالي:
- طلب غير مكتمل
- أو معيب تأخير غير عادي في التسليم.
- البضائع المستلمة في حالة تالفة.
- البضائع المستلمة مختلفة عما تم طلبه.
- كمية البضائع ليست كما طلبت.
- البضائع التي تم تسليمها إلى عنوان خاطئ.
- عمل غير مرضي سوء سلوك الموظفين أو البائع.
- خطأ في إعداد الفاتورة.
- التغليف المعيب الذي يؤدي إلى تلف البضائع أثناء النقل على سبيل المثال.
- سوء السلوك في الأماكن العامة.
- شكوى موظف من موظف آخر داخل المؤسسة.
- طلب شكوى إلى النيابة الإدارية.
- طلب شكوى إلى مجلس المدينة.
- طلب شكوى إلى وزير الكهرباء.
- طلب شكوى إدارية ضد موظف.
- طلب شكوى ضد شخص محدد.
- طلب شكوى إلى رئيس الجمهورية.
- طلب شكوى رسمية إلى وحدة مباحث الأموال العامة.
محتوى الشكوى
يتكون محتوى الشكوى من عدة أقسام تأتي بشكل مرتب وهذا المحتوى كما يلي:
- عنوان المرسل: أعلى الزاوية اليسرى من الصفحة.
- التاريخ: بعد عنوان المرسل الجانب الأيسر من الصفحة.
- عنوان المستلم.
- تضمين تفاصيل المستلم في السطر الأول.
- التحية: محترمة ورسمية.
- استخدم “سيدي” أو “سيدتي”.
- الموضوع: تلخيص في سطر واحد.
- وضع خط تحت الموضوع.
- الجسم: مقسم إلى 3 فقرات أو 2 إذا كانت مختصرة.
- لهجة رسمية، لا لغة مسيئة.
- كن موجزًا ومحترمًا ومراعيًا.
نصائح لكتابة رسالة شكوى
تحتاج إلى بعض النصائح لكي تحظي مشكلتك بالاهتمام ومن هذه النصائح ما يلي:
- كن مهذبًا: تحظى الرسائل الودية بمزيد من الاهتمام بينما يتم تجاهل الرسائل ذات التهديدات والأحرف الكبيرة المفرطة أو يتم الرد عليها بأقل قدر ممكن.
- تجنب الإساءة: قد تؤدي اللغة المسيئة في شكواك إلى تجاهلها أو اعتبارها تهديدًا. اجعل شكواك موجزة، في أقل من 500 كلمة مع تقديم كافة التفاصيل اللازمة.
- اطرح سؤالاً: قم بصياغة شكواك في شكل سؤال مثل “كيف يمكنك إصلاح هذا؟” عبر بوضوح عن الإجراء المطلوب ووقت الاستجابة المتوقع.
- شرح الشكوى: اذكر أسباب شكواك بوضوح، بما في ذلك التفاصيل ذات الصلة مثل الوقت والتاريخ ومكان الشراء أو استلام الخدمة. اجعل شكواك مفصلة وآسرة منذ البداية.
- تجنب اللوم: كن مهذبًا طوال خطاب الشكوى الخاص بك، وامتنع عن الغضب أو السخرية. تذكر أن المستلم قد لا يكون مسؤولاً عن المشكلة.
- إظهار المعرفة: قم بزيادة فرصك في التوصل إلى حل عادل من خلال الإشارة إلى أي انتهاكات لقواعد الشركة أو قوانينها. إذا لزم الأمر، فكر في كتابة خطاب أقوى أو الاتصال بسلطة أعلى.
وبذلك نكون قد وصلنا إلى نهاية مقال اليوم بعنوان نموذج شكوى وتحدثنا فيه عن العديد من المعلومات مثل موضوعات الشكوى ومحتوى الشكوى ونصائح لكتابة رسالة شكوى.
